「資料が山ほどあって時間が足りない…」
「重要ポイントが埋もれて見失う…」といった情報過多のストレスを一刀両断！
要約のコツとは、元情報の「核」を見抜き、短く・的確に再構築する技術です。この記事では、要約の基本概念から、全体像把握→セグメント分割→キーワード抽出→自分語リライト→最終チェックの5ステップを公開します。さらにPREP法やSCQAなど注意点、オンライン会議議事要約のポイント、NearHub S Pro電子ホワイトボードでのリアルタイム可視化術まで網羅します。要約のコツを手に入れて、情報整理力を強化しましょう！
1.要約とは何か？基本概念と違いを理解する
1.1 要約とは
要約とは、元の文章や会議内容のエッセンスを抽出し、短い文章で再構築する作業です。情報を取捨選択し、真に伝えるべき要点だけを残すことで、読み手の負担を軽減します。要約をマスターすると、ビジネス文書や報告書作成のスピードと精度が向上します。
1.2 要約と要旨の違い
要約は文章全体の構成要素を短くまとめる作業ですが、要旨はその文章が伝えようとする主張や意図を一言で表す概念です。要旨が要約の中心となるメッセージであり、要約はその要旨を支える根拠やポイントを短文で並べるイメージです。したがって、要約の書き方では、まず要旨を見極めることが第一歩となります。
1.3 要約と要点の違い
要点は文章中の重要な情報やキーワードを指しますが、要約は要点を組み合わせ、論理的な流れを持たせて文章を再構成する作業です。要点をまとめる際には、まず原文の各段落や各セクションから重要語句をピックアップし、それらをつなげて短い文章としてまとめます。要約のやり方では、要点抽出の精度がそのまま成果に直結します。
1.4 「要約とは」一言で説明する方法
| 比較項目 | 要約 | 要旨 | 要点 |
| 定義 | 原文全体の内容を短く再構成し、流れを保った短文にまとめる作業です。 | 文章や発言が伝えたい中心的なメッセージを一言で表す概念です。 | 文章中の重要な情報やキーワードを指すポイントです。 |
| 主な目的 | 長文や会議記録から背景・理由・結論を含めて簡潔に伝えることです。 | 読み手に最も伝えたい結論だけを迅速に把握させることです。 | 多くの情報から押さえるべき「ポイント」を抽出することです。 |
| 構造 | 複数の要点を組み合わせ、論理的な順序で短い段落や文にまとめます。 | 一文または短いフレーズで核心を示します。 | キーワードやフレーズを並べる形で抜き出します。 |
| 概要の長さ | 数文〜数段落程度（元の3分の１以下を目安） | １～２文程度 | 単語や短いフレーズ数語 |
要約 と は、「多くの情報から核心を取り出し、短く的確に伝える技術」です。この一言で要約の本質を押さえると、以降の手順を迷わず実践できます。情報整理力を高めるために、この定義を常に意識しましょう。
2.要約を上手く仕上げる5つのステップ
2.1 原文の全体像を把握し要点を特定する
まずは原文を最初から最後まで通読し、大まかな流れと構成を理解します。この段階で要旨を把握し、どの情報が重要かを目星をつけます。要約の書き方では、この全体像把握が土台となり、以降の作業を効率化します。
2.2 意味の塊ごとに文章を分割する
長い文章は意味のまとまりごとにセグメント化し、それぞれの要点を整理します。一つのセグメントが何を伝えようとしているかを明確に掴んでから、小さな要約文を作成すると、全体の一貫性が保たれます。要約の仕方では、セグメントごとの短い文章をつなぎ合わせる感覚が大切です。
2.3 重要語句を抽出して取捨選択する
各セグメントから核心となるキーワードやフレーズを抽出します。日付や固有名詞、数字なども含め、後で読み手が必要とする情報を選び抜きます。同時に、例示や冗長な修飾は省き、ポイントに集中させるのが文章要約のコツです。
2.4 自分の言葉で再構築して簡潔にまとめる
抽出した情報を自分の言葉でつなぎ、小さな文章を組み立てます。可能な限り短く、明確に表現し、主語・述語を省略せずに文を構築します。要約の書き方では、原文に依存せず、自らの言語感覚で伝わる要約文を目指します。
2.5 書き終えたら「要点をまとめる」視点で見直す
最後に全体を見直し、重要な要点が漏れていないか確認します。要点をまとめるという視点でチェックし、必要な情報は補足、余分な情報は削除して文章を研ぎ澄ませます。文章要約のコツの集大成として、要約の完成度を高めます。
3.失敗しない要約のコツと注意点
3.1 引用と自分の表現のバランスを取る
要約では原文からの引用は最小限にし、かつてないほど自分の言葉で再構築します。引用が多いと要約とは言えず、逆に自分の表現だけでは事実誤認を招く恐れがあります。適切にバランスを取って、正確性と簡潔性を両立させます。
3.2 文章の順序を崩さずに情報を凝縮する
原文の論理構造を尊重し、順序を大きく変更せずに情報を短くまとめます。前後関係が崩れると誤解を生むため、要点のまとめ方では「流れを保ったまま凝縮する」ことが重要です。
3.3 あいまいな表現や主観を排除する
要約は客観的な情報伝達が目的のため、「〜と思う」「〜ではないか」という曖昧表現は排除します。事実やデータに基づいた表現を優先し、論点がずれないように注意します。
3.4 PREP法など構造化フレームを活用する
PREP法（Point, Reason, Example, Point）やSCQA（Situation, Complication, Question, Answer）などのフレームを活用すると、要約構築が効率化します。構造化フレームを下敷きに文章を組み立てると、論理的でわかりやすい要約が作成できます。
PREP法は、以下の順序で構成する話法です。
- Point（結論）：まず要点を述べます。
- Reason（理由）：結論に至る理由を説明します。
- Example（具体例）：理由を裏付ける具体的な事例を示します。
- Point（結論の再提示）：最後に結論を繰り返して締めます。
例文（PREP法）
ポイント：リモートワークでコミュニケーションツールを導入すべきです。
理由：対面が減ると、情報共有の遅れや誤解が生じやすくなるためです。
具体例：導入前はメールだけでやり取りしていたA社が、Slack導入後は即時のメッセージやチャネル分けで議論が活発化し、プロジェクトの完成度が20％向上しました。
結論：したがって、リモートワーク環境ではコミュニケーションツールを積極的に活用すべきです。
SCQA法は、以下の４ステップで構成するフレームワークです。
- Situation（状況）：現状を説明します。
- Complication（問題・課題）：その状況で生じている問題を提示します。
- Question（問い）：問題を解決するには何が必要か問いを立てます。
- Answer（解決策）：問いに対する回答として提案を示します。
例文（SCQA法）
状況：当社では従来メール中心のコミュニケーションを行っていました。
問題：しかし、リモートワーク拡大に伴い、連絡の遅延や情報の抜け漏れが増えています。
問い：この状況を改善するにはどのような手段が有効でしょうか？
回答：リアルタイムチャットとドキュメント共有機能を備えたコミュニケーションツールを導入し、全社的に統一して利用することを提案します。
これにより情報の即時性が高まり、プロジェクトの生産性が向上します。
3.5 文章要約のコツ：キーワードは必ず保持する
文章中のキーワード、専門用語、数字などは必ず残し、要旨の正確性を担保します。キーワードが抜け落ちると、本来伝えたい情報が伝わらなくなるため、要約のコツとして押さえておきましょう。
4.会議や研修後の要約活用術とデバイス連携
4.1 オンライン会議での議事要約作成のポイント
オンライン会議では録画や文字起こし機能を活用し、会議終了後すぐに議事要旨をまとめます。要点を箇条ではなく短い段落で整理し、参加者全員が理解しやすい形式を心がけます。議事録作成時間を削減しながら、重要な決定事項を漏れなく共有します。
4.2 NearHub S Pro電子ホワイトボードで要約を可視化
NearHub S Pro電子ホワイトボードは、要約文を大画面に貼り付け、参加者がリアルタイムで修正や追加を書き込めます。特にSTEM教育や研修では、要約文と図解を同時に表示して理解を促進し、チームの合意形成を支援します。現場のアイデアを集約しながら要点を確定するのに最適です。
4.3 トレーニングやワークショップでの要約共有方法
ワークショップ後は、デジタルホワイトボード上で参加者の要約事例を順番に表示し、優劣をディスカッションします。互いの要約の書き方を比較しながらフィードバックし、要約スキルを体系的に向上させます。共有後はPDF化し、社内ナレッジとして蓄積できます。
5.要約の書き方バリエーション：文書・レポート・プレゼン
5.1 レポート要約：限られた字数で要旨を伝える技術
レポートでは最初に結論を示し、後段に理由や背景を簡潔に追加します。文字数制限が厳しい場合、「結論→根拠→結論の再提示」の流れを守り、読み手がすぐに内容を把握できる構成を目指します。
5.2 プレゼン用スライド要約：視覚化と文章要約の融合
プレゼン資料作成のスライドでは短文と図表を組み合わせ、視覚的に要点を伝えます。見出しとキーワードを強調し、詳細は口頭で補足するスタイルが効果的です。
5.3 メールや社内文書での要約文作成のコツ
ビジネスメールでは、件名に要約の一文を入れ、本文冒頭に要旨と次のアクションを段落ごとに示します。これにより、受信者は開封後すぐに重要情報にアクセスできます。
6.よくある質問（FAQ）
Q1. 要約の書き方で最初に意識すべきことは？
要旨を明確に把握し、読み手が最も知りたい情報を先に示すことです。
Q2. 要約の仕方が分からないときの練習方法は？
新聞記事を短い要約文にまとめる練習や、要約のコツを意識した日々のメモ書きがおすすめです。
Q3. 長文を要約するとき、要旨をどう抽出する？
各段落の冒頭と結論部分を読み、主張やデータをピックアップして要旨を絞ります。
Q4. 要約作業を効率化するには？
要点をホワイトボードに貼り付け、参加者全員で同時に編集しながら合意形成するとスピードが上がります。
Q5. 要約のやり方に迷ったら参考にしたいフレームワークは？
PREP法（Point, Reason, Example, Point）やSCQA（Situation, Complication, Question, Answer）が便利です。
7.まとめ：要約の仕方をマスターして情報整理力を高める
要約のコツを身につけると、情報の取捨選択ができ、ビジネス文書やプレゼン資料、会議議事録の作成時間が劇的に短縮できます。原文把握からキーワード抽出、自分の言葉で再構築し要点をまとめるステップを習慣化しましょう。NearHub S Pro電子ホワイトボードを併用すれば、要約をリアルタイムに共有・編集でき、チーム全体の理解度と合意形成が加速します。要約の書き方と要約の仕方をマスターし、情報整理力を向上させましょう。
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